Otåliga och ofokuserade medarbetare - 7 tips för att nå fram

Vet du hur lång tid vi människor klarar att hålla ett absolut fokus?

För åtta år sedan klarade vi att hålla fokus i 12 sekunder. Men i dagens stressade tillvaro har vi blivit allt mer otåliga när det gäller att ta till sig information. Nu har tiden krympt till 8 sekunder enligt hjärnforskaren Martin Ingvar.

Det är ju ingen nyhet att vi människor blir mer och mer ofokuserade och icke närvarande på grund av att vi ständigt är uppkopplade och omgivna av skärmar och ett överflöd av snabb-pulserande information. Otåligheten visar sig digitalt genom att vi exempelvis skrollar igenom våra flöden utan att vi orkar klicka på olika länkar kopplade till bilderna.

För mig är det skrämmande när jag uppmärksammar min 12-åring. När vi försöker se på TV-program tillsammans, exempelvis den gamla julkalendern Trolltider från 80-talet eller Historien om Sverige så klarar hon inte att sitta still. Hon ålar i soffan, går fram och tillbaka, pratar, suckar, helt ur fokus. Men när hon sitter med Youtube eller Snapchat så sitter hon blickstilla i flera timmar. Beroende av snabba klipp som sveper förbi, en efter en. Som drogkickar.

Sitter hon för länge blir hon också märkbart aggressiv och fräser till när jag försöker prata med henne. Du som har barn kanske känner igen det. Det är jobbigt att bevittna och jag känner mig maktlös inför det digitala smörgåsbordet av belöningar som hon matas av, och hur svårt det är att konkurrera med det.

Förr i tiden kunde vi snällt acceptera att det tog en tid mellan att vi satte på TV:n och att bilden framträdde. Idag blir vi tokiga om vi trycker på en länk och ikonen står och snurrar under uppladdning av en fil. Eller att det tar några sekunder att öppna en webbplats.

Generationer med andra beteenden

Undersökningar visar att millennials/generation Y (födda 1981-1996), pratar allt mindre i telefon då samtal är störande och tidskrävande. Samtal är också obekväma då det kan leda till krav utan utrymme att hinna fundera. Att ringa till millennials gör man bara om det är akut. Man får heller inte lämna något meddelande på en telefonsvarare, de lyssnar de inte på. Skicka sms är det som gäller. Snabbt. Effektivt.

Generation Z (födda 1995-2014) är vana vid ständig stimulans. ”Allt hela tiden”. De youtubar snarare än googlar. De använder inte manualer utan det måste vara rörlig bild. Den främsta kommunikationskanalen är telefonen (surfplatta hade man som barn). Den digitala identiteten är viktigare än den reella identiteten.

Så – utifrån det faktum att många av oss är otåliga och ofokuserade - vad kan du som ledare tänka på i din kommunikation?

Fundera över hur du kan underlätta för den du talar till att ta till sig av din information och tänk på att du behöver spara tid för den som lyssnar.

Snabba tips:

• Träna på "hisspitcher": Förmågan att sammanfatta information på ett intresseväckande, koncist och snabbt sätt. Budskapet ska hinna sägas innan du går ur hissen. Öva på det i dina mejl.

• Använd "hooks" i början: Starta dina presentationer eller meddelanden med något som direkt fångar uppmärksamheten (som en krok). Det kan vara en intressant statistik, en oväntad fakta, eller en utmanande fråga.

• Använd visuellt tilltalande material: Bilder, grafik och videor om du kan. Det är oftast betydligt mer effektivt än text för att förmedla information snabbt och hålla uppmärksamheten.

• Använd berättelser: Eller personliga anekdoter för att göra din kommunikation mer minnesvärd. Berättelser skapar en emotionell koppling som ren fakta inte kan.

• Håll korta möten: Kärnfulla och fokuserade. Använd en tydlig agenda och håll dig strikt till den för att undvika att tappa fokus. Sätt gärna 45 minuter som mötesstandard i din verksamhet istället för 60 minuter. Och 20 minuter istället för 30 minuter.

• Se till att det händer något i möten. Särskilt digitala. Ställ frågor, gå laget runt. Nyttja breakout rooms där medarbetarna kan prata två och två. Använd den digitala whiteboarden. Vad som helst som bryter av samtalet en stund.

• Något som verkar självklart men som de flesta likväl glömmer - upprepning och sammanfattning: Vad var det viktigaste som du skulle säga? Upprepa och sammanfatta alltid dina nyckelpunkter i slutet av presentationen eller mötet för att förstärka och befästa informationen.

  
  

Ta hjälp av ChatGPT eller annan chatbot!

Klistra in ditt mejl eller din presentation i ChatGPT och be honom om hjälp. Exempelvis:

• Kan du formulera om detta på ett mer kärnfullt och intresseväckande sätt?

• Kan du sammanfatta det viktigaste i punktform

• Kan du ge förslag på några "hooks" i början av mitt mejl

• Kan du ge förslag på en intresseväckande rubrik till mitt meddelande

• Missar jag något viktigt i mitt meddelande?

Fredag igen. 

Nu ska jag äta lunch med en kommunikationschef i mitt nätverk på Tapetfabriken i Sickla. Hon har en del oro kring ChatGPT. "Om chefer börjar använda ChatGPT till att skriva rekryteringsannonser, hur säkerställer vi att tonaliteten och vårt varumärke inte försvinner i AI-genererade texter?" En befogad oro. Sätt en standard där tonalitet och annat beskrivs, som cheferna måste använda som utgångspunkt att mata in som instruktion i ChatGPT. Låt en kommunikatör slänga ett öga på annonserna innan de publiceras.

Ha en riktigt mysig helg!💛

Linda