Berätta VARFÖR - på bra sätt

Jag vill dela en historia med dig som en systemtekniker och en IT-chef berättade för mig för flera år sen när jag stöttade en IT-avdelning i ett förändringsarbete.

Systemteknikern småspringer frustrerad och hungrig genom den trånga korridoren. Implementeringen av det nya funktionsodugliga programmet fungerar bara inte. Under tre veckor har det felsökts, testats, och modifierats. Funkar inte. Tillsammans med kollegorna har de svurit på lunchen. Involverat chefen flera gånger. Inget gehör.

På väg till server-rummet rundar han en krök och springer in i sin chef, krockar och lyckas precis rädda sin utrustning från att falla i golvet. "Chefen, det här funkar inte! Varför ska vi över huvud taget implementera den här SKITEN!? Va?!

Chefen å sin sida. I morse fick han ett tredje mejl från IT-direktören som undrade varför det tar så lång tid att fixa programmet. Det ska vara färdigt. Han har hört missnöjet bubbla i teamet senaste veckorna. Fått många frågor och inte kunnat svara. Han vet inte heller varför vi köpte in det här svindyra programmet eller vilka behov det ska tjäna. Han har 22 medarbetare. En av dem är allvarligt sjuk. Han har 8 deadlines den här veckan. Han var på jobbet sju imorse, nu är klockan snart två på eftermiddagen och han ska bara springa ut och köpa en macka. Pang. Krockar med systemteknikern. "Chefen, det här funkar inte! Varför ska vi över huvud taget implementera den här SKITEN? Va?!

"... för… FöR ATT DET BARA ÄR SÅ!!" Chefen springer vidare. Systemteknikern står kvar. Kokar.

Det finns bra sätt att svara på frågan varför. Och det finns dåliga. 

Men vad lätt det är att känna sympati för båda systemteknikern och IT-chefen. När man vet hur människors vardag faktiskt ser ut så sätts allt i ett annat ljus, eller hur?

Naturligtvis borde IT-chefen haft tillräckliga samtal med sin chef om varför programmet ska implementeras, vilka fördelarna är och vad, hur och när. Naturligtvis borde han sen haft en äkta dialog med sina medarbetare och involverat dem ordentligt. Gett utrymme för eventuella tvivel och låtit alla vädra sina tankar. Om han inte hade känt sig tillräckligt komfortabel hade han kunnat be sin chef att vara med på mötet med medarbetarna och stöttat i att svara på frågor.

Men ibland blir det bara inte som man tänkt sig. Vi är inte mer än människor. Lär av situationen. Bestäm dig för att agera på ett bättre sätt nästa gång. Gå vidare.

Tips när du besvarar varför:

• Försök undvika ekonomiska incitament i dina budskap. Det mesta vi gör har ett ekonomiskt syfte men det är inte det som medarbetarna går i gång på. Fokusera i så hög grad du kan på andra argument. Det är ett tufft ekonomiskt läge i många organisationer idag men att ofta höra att det är tufft och att vi inte har resurser eller medel och måste spara pengar - det gör någonting med motivationen övertid. Så hymla inte med ekonomin men fokusera på andra budskap.

•  Berätta en relevant historia eller ge ett illustrerande exempel som berättar varför beslutet togs. "X-teamet har redan infört det här och de är mycket nöjda och har skapat X resultat".

•  Visa tydligt hur en specifik åtgärd eller förändring bidrar till organisationens övergripande mål - för att det ska ge mening.

•  Var transparant och ärlig även om det innebär att erkänna utmaningar eller svårigheter

•  Var konsekvent och använd samma "varför" när du kommunicerar med olika personer eller grupper för att undvika förvirring.

Önskar dig en riktigt skön helg! 💛

/Linda